Voici la rentrée et le temps des deuxièmes bonnes résolutions de l’année. Alors pourquoi ne pas mettre en place des réunions collaboratives ?
J’avais déjà fait un papier en janvier 2020 sur l’intelligence collective et les biens-faits de mettre en présence plusieurs cerveaux plutôt qu’un.
Mais aujourd’hui, je rentre un peu plus dans le sujet en vous donnant quelques pistes pour réussir vos réunions collaboratives.
Tout d’abord qu’est-ce qu’une réunion collaborative ?
Avec l’arrivée des réseaux sociaux, la parole s’est libérée de manière exponentielle et tout le monde a un avis et a envie de le faire savoir.
La quête de sens, depuis la pandémie, se fait ressentir également. Beaucoup de personnes ont réalisé qu’elles n’étaient pas très heureuses où elles étaient, les déménagements et les démissions se multiplient, sans parler de l’aplatissement des hiérarchies…
L’objectif d’une réunion collaborative est d’entendre toutes les parties prenantes à une prise de décision.
Vous veillerez à ce que cela ne devienne pas le café du commerce non plus, d’où une certaine méthodologie pour encadrer les réunions collaboratives et faire ressortir le meilleur de chacun, dans une vision commune, pour le bien de l’entreprise.
Mais comment ça se monte ?
Une réunion collaborative en entreprise peut être montée par le CEO, un Chief Happiness Officer ou par n’importe quel manager du groupe ayant un sens organisationnel et fédérateur important.
Il s’agit de constituer un groupe de personnes qui interagissent ensemble, mais de manière indépendante, dans leurs domaines d’interventions ou par différents canaux (rencontre, plateforme), afin de les amener vers un but ou intérêt commun.
Donc, l’important est de fédérer une grande complicité, une vision à long terme unique, beaucoup de recul et une confiance dans le travail de l’autre.
La création d’un collectif se base alors sur un sentiment d’appartenance.
Une réunion en 5 phases
1. L’inclusion
Il est important que l’animateur commence la réunion par soit ;
- une demande de présentation si les personnes ne se connaissent pas du tout,
- une petite question ludique afin de « sentir » leur état d’esprit. Vous pouvez ainsi leur demander de citer une ville, une chanson ou un plat en lien avec leur humeur actuelle.
Ce temps ne doit pas être négligé, surtout si les personnes ne se connaissent pas, et on veillera à ne pas tomber dans l’enfantin qui pourrait agacer les plus rationnels.
L’inclusion dure entre 5 et 15 minutes.
2. L’embarquement
C’est le moment d’annoncer le sujet de la réunion et de le matérialiser de telle manière qu’il puisse faire l’objet d’un travail collectif et collaboratif. Cela peut être sous forme d’atelier de catharsis pour recueillir le ressenti des personnes, mais également grâce à l’apport de contenu avec des données factuelles.
L’embarquement permet d’appréhender un sujet et de définir les questions à traiter.
Le temps de l’embarquement est d’environ 30 minutes.
3. La production
La production est le moment le plus important de la séance collaborative. C’est le temps au cours duquel les parties prenantes vont échanger et transformer leurs échanges en éléments de compréhension et d’actions.
L’intelligence collective se situe ici ! Chaque participant a une expertise qui va compléter celle des autres. Tous ces apports se transforment en savoirs partagés. Selon les idées avancées, elles seront utiles, utilisables et utilisées.
Alors, bien sûr, les participants risquent de se tourner vers celui qui a la hiérarchie la plus haute, pour approbation ou par peur.
Il est donc important que les membres les plus hauts rappellent qu’ils sont à cette réunion collaborative au même titre que tout le monde.
Le temps de la production peut durer jusqu’à 1h.
4. La décision
La décision est le moment où il va falloir fermer l’échange et décider ce qui est le plus important. C’est le moment le plus difficile pour l’animateur, car il va devoir contraindre les participants à faire des choix.
On peut utiliser à cet endroit-là des techniques de décisions, comme la règle de trois.
Attention à ne pas excéder les 30 minutes pour la prise de décision.
5. La conclusion
La conclusion est le temps qui permet de faire le tour de ce qui a été dit pendant la réunion, tant sur la forme que sur le fond. C’est également le moment de projeter les étapes à venir.
On n’oubliera pas de remercier les personnes et de leur donner toutes les informations pour continuer de participer aux débats entre les séances, sur un groupe dans les réseaux sociaux internes par exemple.
Vous pouvez également faire un tour de table afin de récolter auprès de chaque participant un mot ou une expression qui résume le moment qu’ils viennent de passer.
Vous serez étonnés du bienfait de ces séances collaboratives. Les participants ainsi impliqués dans la vie de l’entreprise sont plus investis et rayonnent auprès des équipes en sachant exactement les actions mises en place.
Sans compter que les réunions collaboratives permettent de vous faire gagner beaucoup de temps.
Vous l’aurez compris, avec un peu d’entraînement et beaucoup de bienveillance, vous pourrez mettre en place des réunions collaboratives dignes de ce nom. Une personne extérieure, neutre peut également jouer les animateurs. La gestion des désaccords est un exercice qui peut parfois être difficile en interne.
Le concept du collaboratif se met en place dans différents domaines, dont celui du droit avec l’arrivée des médiateurs et du droit collaboratif.
Car, le collaboratif suit l’évolution de notre société. La génération Y et Z l’ont déjà bien compris et mon Bon plan du mois rentre parfaitement avec le sujet avec le WonderLand.
Et pour y voir plus clair, retrouver ici l’infographie sur les 15 règles à respecter pour animer une réunion.
Crédits Photos :
Photo de couverture puzzle : Photo by Hans-Peter Gauster on Unsplash
Photo Introduction : Photo by Bundo Kim on Unsplash
Photo Embarquement : Photo by Yuri G. on Unsplash
Photo Production : Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash
Photo La décision : Photo by Jens Lelie on Unsplash
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