Vous avez aimé mon article sur les réunions collaboratives, vous allez adorer cette infographie éditée par le Haut-Commissariat au Plan.
Voici les 15 règles pour animer efficacement une réunion.
1. Les horaires
Tout d’abord, on respecte les horaires. On démarre et on finit la réunion dans les temps impartis. Rien de pire que des réunions qui s’éternisent ou qui ne commencent pas à l’heure.
2. L’objectif
Ensuite, fixez bien l’objectif de la réunion après les présentations. Cela permet de captiver votre auditoire et de vérifier si tout le monde est bien concerné et que personne ne s’est trompé de réunion.
3. Temps de parole
On distribue équitablement les temps de parole et on ne laisse personne sur la touche ! ça peut paraître évident, mais pas forcément pour tout le monde…
4. Respecter le timing
Si vous voyez qu’un sujet prend trop de temps, c’est qu’il n’est pas abouti. On y reviendra plus tard au risque de ne pas avoir le temps de terminer la réunion dans les temps. Donc, on ne se disperse pas, et on avance…
5. On contrôle ses propres interventions
Et cela commence par soi-même, on ne mobilise pas la parole sous prétexte qu’on est intéressant !
6. Equité
On s’assure que tout le monde participe. On relance les plus timides afin qu’ils prennent part à la réunion.
7. L’attention de l’équipe
On s’assure que toute l’attention du groupe est focalisée sur ce qui est en train de se dire et n’est pas en train de préparer sa soirée.
8. Phases suivantes
On résume chaque point avant de passer au suivant. Cela permet de voir ce qu’il reste à traiter et cela clos le sujet.
9. N’inviter que les personnes concernées par le thème de la réunion
Personnellement, je l’aurai mis en 3 avant de démarrer la réunion. Maintenant, il peut arriver qu’une personne ne soit pas concernée par toute la réunion, elle sera alors mobilisée pour un sujet et libérée ensuite.
10. Suivre la mise en oeuvre des décisions prises
Et cela, c’est très important. Quitte à clore le sujet, on enchaine tout de suite sur qui fait quoi afin de lancer le projet.
11. Donner de la vie à la réunion
Cela ne veut pas dire que tout le monde peut discuter dans son coin et se balader pieds nus pour aller jeter son mouchoir dans la poubelle. (oui, ça sent le vécu 🙂 ). Cela veut simplement dire que vous pouvez ponctuer votre intervention par des exemples concrets, des anecdotes, une vidéo, ou des questions.
12. Favoriser les échanges
En cela, on entend que certaines personnes ne sont pas sensées travaillées ensemble, mais parfois quand la DAF communique avec la Communication, et inversement, on comprend mieux les enjeux des uns et des autres et c’est constructif pour la suite.
13. Booster la créativité des participants
Vous n’imaginez pas le talent que peuvent avoir vos participants. Faits-les réfléchir à des solutions et vous serez surpris.
14. Sachez gérer les conflits
Dans la vie, on n’est pas forcément toujours du même avis, mais ce n’est pas une raison pour finir sur la table accroché(e) à la cravate de votre interlocuteur.
15. Sachez conclure
Enfin, comme indiqué dans mon article “vive les réunions collaboratives”, l’important est de bien conclure et d’impulser l’énergie pour mettre en oeuvre tous les projets évoqués lors de la réunion.
Ces compétences sont en chacun de nous, à nous de les développer pour travailler dans un monde meilleur.
Enjoy ! 🙂
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