Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, une bonne organisation vous permet de gagner du temps… Et le temps, c’est de l’argent, mais surtout on en manque tout le temps !
Alors maintenant qu’on a dit ça, on commence par quoi ?
Tout d’abord on commence Quand ?!
Et bien on commence quand on a un peu de temps devant soit, parce qu’une bonne organisation débute par une réflexion. On analyse ce dont on a besoin rapidement, ce qui est récurrent et qui revient tout le temps, le pourquoi nous devons mettre en place un nouveau mode d’organisation.
Dans votre vie personnelle
En cette période de congés, que ce soit pour l’organisation de votre valise, maison, placard, loisir, course, on doit s’organiser sous peine d’être débordé !
Faire en sorte que tout soit plus facile et rapide tous les matins. Automatiser ses gestes et rentrer dans une routine pour vous décharger le cerveau.
Une bonne organisation de ses placards, un agencement pour chaque chose dans des endroits où on installera une logique mémo technique, toutes ces mises en place sont nécessaires pour gagner du temps.
Vous avez beaucoup de vidéos sur YouTube qui vous expliquent comment plier et ranger vos armoires pour ne plus avoir à tout sortir pour trouver LE pull qui va si bien avec VOTRE pantalon que vous voulez absolument porter aujourd’hui ! (ok, on a perdu les hommes…) C’est le nouveau Dada des influenceuses. Alors faites-vous plaisir !
Pour faire votre valise, pensez à toutes les éventualités possibles, mais ne vous chargez pas d’éléments trop volumineux. Une soirée à thème peut s’accessoiriser plutôt que d’avoir la tenue complète de Casimir…
Personnellement, ma valise est sortie une semaine avant de partir, et j’y jette toutes les choses au fur et à mesure. Ensuite, je trie et je retire les choses superflues. Pour les plus incorruptibles des valises ultra chargées, prenez des sacs sous vide, vous y caserez plus de vêtements que roulés en boule… Il y a toujours un aspirateur sur place pour le retour.
Dans votre vie professionnelle
Alors là, la liste est longue aussi… Une bonne organisation commence par bien cerner ce qui nous fait perdre du temps.
C’est fou comme tout peut être plus simple et rapide ensuite. Il suffit de prendre le temps au début de s’organiser et de créer les éléments qui vous permettront ensuite d’en gagner. On a tous des périodes un peu plus calmes. Alors on se met à jour et on s’organise plutôt que de procrastiner…
Les matrices
Je suis une grande adepte des matrices (template). Que ce soit pour les mails, les documents Word, les tableaux Excel, les présentations Power point, j’ai des matrices pour tout !
Les mails de commande récurrents se transforment en matrice de mail où les coordonnées de vos interlocuteurs sont préremplis (plus la peine d’aller chercher les coordonnées), les données dans le corps du mail sont souvent identiques, il suffit de laisser des espaces pour pouvoir compléter uniquement dans vos phrases l’élément manquant, une date, un nombre… L’idée est de mettre un maximum de texte, il est toujours plus rapide de supprimer une ligne que de la rajouter.
Ainsi, vous êtes certain de ne rien oublier. Votre interlocuteur vous remerciera. Il a tout dans un seul mail et peut de son côté pour gagner du temps faire des copier/coller.
L’automatisation
Vous avez un tableau Excel avec des données que vous souhaitez reporter dans un autre onglet ? Allez, on automatise les cellules ! Les cellules seront reprises par un simple clic et vous avez un document tout propre qu’il suffit de « pdfer ».
Cela passe par une organisation pensée de la première cellule sachant qu’elle sera reprise dans l’onglet suivant.
L’agenda
J’avais déjà fait un papier sur les bienfaits d’un agenda bien structuré ici il y a quelques mois.
Des « pavés » pour avancer sur un dossier et ne plus être déranger. Des Teams suivis d’un « pavé » temps pour traiter le dossier en profondeur tant que les informations transmises avec le client sont fraiches… Des rendez-vous fixés à des moments où on aura le temps de s’y rendre entre deux rendez-vous… On optimise son temps !
La mise en place des process
C’est bien simple, tout est process chez moi. Réfléchir par quel moyen mettre en place un nouveau process qui nous permettra de mieux communiquer, de mieux interagir, d’être mieux organisé et de gagner du temps Oui ! Encore une question de temps !? Je trouve toujours !
Cela passe par une logique, se mettre à la place de l’autre, comprendre les enjeux, les priorités, les objectifs… et cela se décline tant pour vous, dans les gestes à accomplir, des copier/coller efficients, les outils utiles et leurs fonctions que par des procédures claires et simples qui seront transmises à tous afin d’arrêter de se poser toujours les mêmes questions tous les mois sur un sujet.
Les mises en place de nouveaux process sont souvent difficiles, les gens n’aiment pas le changement, mais une explication claire et adaptée à la population en place permet de réorganiser un service en peu de temps.
Vous l’aurez compris, le sujet est intarissable chez moi et me permet de me dégager du temps pour faire mes valises et partir en vacances.
Alors bel été à tous et à très bientôt !
Enjoy !
Crédit photos :
Couverture : Image par Gerd Altmann de Pixabay
Qui Quoi Quand Comment Pourquoi ? : Image par Gerd Altmann de Pixabay
Cuisine rangée : Image par u_jup1hbno de Pixabay
Organisation professionnelle : Image par webvilla de Pixabay
et photos de Diana Rondeau sur ces process pour l’illustration
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