Vous vous souvenez ? Je vous parlais déjà des événements virtuels et leurs incroyables effets dans le cerveau bien avant l’arrivée de la pandémie en France en mars 2020 (article écrit en février 2020).
Aujourd’hui, les événements digitaux ont fait un bond en avant en développant de nouvelles fonctionnalités toujours plus interactives, et ont totalement réinventé la manière d’aborder l’événementiel.
Le secteur événementiel n’a aujourd’hui plus d’autre choix que de se tourner vers le digital afin de proposer aux entreprises une solution pour réunir leurs collaborateurs. Mais il ne s’agit pas de faire un simple copier/coller de ce qui existait dans le Monde d’avant, l’expérience digitale doit transformer l’événement en expérience physique et émotionnelle qui impactera pour de nombreux mois l’état d’esprit de vos collaborateurs.
Vous allez pouvoir tout savoir sur les e-événements grâce aux points ci-dessous :
Contexte
Les chiffres donnent le tournis. D’après l’Union des Métiers de l’Evènement dans son communiqué de presse du 30 avril 2020, ce sont plus de 4.500 événements qui ont dû être annulés et plus de 3.000 événements qui ont été reportés, plus tard dans l’année voire en 2021 ou 2022. Aujourd’hui en France, presque 335.000 emplois sont totalement à l’arrêt avec une perte estimée à plus de 15 milliards d’euros pour le secteur (soit un quart du chiffre d’affaires annuel du secteur envolé en quelques semaines).
Les professionnels de l’événementiel se sont adaptés. Christophe Cousin, fondateur de l’agence Win Win n’a pas attendu l’arrivée de la pandémie pour anticiper l’arrivée du digital sur le marché de l’événementiel, il y travaillait déjà depuis dix ans, il a juste appuyé sur le champignon pour sortir un produit fini au moment où le présentiel s’est arrêté.
Qu’est-ce qu’un e-événement
Un e-événement est un événement à part entière, un moment privilégié pour réunir et toucher votre public cible, faire vivre une expérience inoubliable, lancer vos projets et partager votre vision à long terme. Un instant où vous concrétisez vos engagements, votre cohésion interne ou vos valeurs d’entreprise.
Grâce à une technologie de pointe, plusieurs formats sont maintenant disponibles afin d’interagir avec votre public et d’imaginer des expériences créatives uniques avant (teasing), pendant (live) et après l’e-événement (replays).
Les indispensables
Mais ce n’est pas parce que c’est déjà fait, qu’il ne faut rien faire (ce n’est pas une pub ça…). Au contraire, le contenu prend dorénavant toute son importance. Là où on pouvait voir dans le Monde d’Avant, son public s’émerveiller des moulures au plafond pendant que les slides défilaient, maintenant, il faut captiver son auditoire sous peine d’imaginer qu’ils se sont endormis sur leur canapé derrière leur écran…
Du contenu – contenu – contenu
L’élément le plus important dans l’e-événement est donc le Contenu. Donc fini les présentations qui arrivent la veille au soir. Et d’ailleurs, fini les présentations, tout court !
Un e-événement demande un véritable travail éditorial. La structure de vos interventions doit être travaillée et répétée, car elle ne s’adaptera pas forcément au format digital.
Il faut donc anticiper et bien préparer votre e-événement en amont, vous concentrer sur l’essentiel de votre message afin d’être le plus impactant sur un temps très court, car l’attention du public en distanciel est plus volatile encore.
Le contenu comprend également les visuels, la musique, jingle, mais aussi des animations, des interviews, des vidéos… Il faut que tout aille vite, l’attention doit être à son maximum tout le long de l’e-événement.
Format
Votre format également devra être plus court. Ou plus précisément, il devra être plusieurs fois plus court, entrecoupé de vidéos, témoignages, votes… D’où le travail éditorial en amont.
Il sera ainsi plus soutenu pour garder le rythme, faire passer vos messages et les communiquer à votre public. Parce que, dans son salon, devant son écran, les tentations sont grandes pour s’y détourner, c’est pourquoi le graphisme est déterminant pour habiller votre e-événement.
Ludique
Jouer la carte ludique pour stimuler vos événements, des surprises, des cadeaux, des animations… Surprenez votre auditoire, vos messages seront plus impactants et vous gagnerez en sympathie.
Interactivité
Pour vous aider, des interactions sont possibles, afin de faire participer les convives à la réunion. C’est aussi l’intérêt que nous apporte le digital, l’interactivité est plus aisée encore qu’en présentiel.
Vous pouvez ainsi prévoir des votes, recevoir des applaudissements ou des emojis à l’issue d’une intervention ou créer un atelier où chaque participant pourra accrocher son post-it… Le choix est infini et s’adapte à vos demandes.
Le Live Votin ou le vote en direct
Emojis & Applaudissements
Post It envoyé de son portable et affiché à l’écran
Les notifications
L’immersion en 3D
Des mots envoyés et visibles sur l’écran en Nuage de Mots
Vos avantages
Tout d’abord, vous pouvez réunir tous vos collaborateurs ou clients à un instant T en toute sécurité. Et là, déjà, vous avez rempli la bonne case. Si vous avez des personnes basées à l’étranger, vous trouverez le bon créneau horaire afin qu’il s’adapte aux fuseaux.
Puis, vous économisez des frais d’hébergement et de transport ou transferts. Les e-événements ont une empreinte carbone nettement plus faible. A titre d’exemple : vous déplacez entre 150 à 200 personnes pour un événement, vous allez arrivé à 50 à 70 tonnes de CO2. Avec un événement e-live, seulement 10 kilos.
Pour la restauration, pour les journées d’étude, je vends plutôt des lunch box livrées à domicile pendant que votre avatar se pose sur un transat. C’est l’occasion de discuter et d’échanger de manière informelle entre vous et de partager vos cartes de visite tout en vous sustentant, calé dans votre canapé.
Enfin, vous impactez plus fortement votre auditoire pour toutes les raisons évoquées ci-dessus et avez l’occasion de diffuser, par la suite, les moments clefs de votre e-événement sur les réseaux.
Vos inconvénients
Ah oui, alors, là, on voit parfois des catastrophes ! Le principal inconvénient est de ne pas savoir s’exprimer correctement. Vous maîtrisez parfaitement votre sujet, mais, il y a un petit “je ne sais quoi” qui fait qu’à chaque fois que vous ouvrez la bouche, on s’endort. Ce n’est pas grave dans la vie de tous les jours, mais sur l’écran, ça ne pardonne pas !
Je ne peux que vous suggérer de travailler avec un média trainer afin de placer votre voix, votre regard et votre corps en adéquation avec le message que vous souhaitez donner. J’ai eu l’occasion de travailler avec Isabelle Fayolle, journaliste, qui depuis la pandémie voit son carnet d’adresses débordé par des demandes en média training. Et franchement, ce n’est pas un luxe !
Sinon, un autre inconvénient ? Vouloir le faire tout seul et risquer une mauvaise bande passante.
L’événementiel en présentiel, malheureusement, n’est pas encore prêt à revenir dans nos vies. En tout état de cause, l’événementiel est à repenser en profondeur.
Personnellement, l’hybride me paraît être une bonne solution, les réunions en distanciel pour mieux se retrouver en présentiel pour des team building ou des cocktails. Faire de l’événement digital un spectacle de contenus impactants et l’événement présentiel, un instant festif et collaboratif.
Je sens que vous avez très envie de voir à quoi ressemble un e-événement. Retrouver sous ce lien une démo en vidéo.
Et pour vos e-événements, n’oubliez pas, j’ai mes entrées… 🙂
Enjoy !
Tél : +33 (0)1 53 09 32 32
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