Vous êtes souvent débordés par votre emploi du temps et avez du mal à vous organiser ? Pas de panique, dans cet article, vous aurez les clefs pour un agenda organisé.
Une bonne organisation commence par un agenda structuré !
Qui ne s’est pas esclaffé : “J’ai encore oublié d’appeler untel…”, “mince, j’ai loupé mon rendez-vous chez le dentiste”, “Ha zut, j’ai complètement zappé qu’on devait se voir mercredi” !
Et la faute à qui ? A notre agenda qui ne s’est pas manifesté quand on lui a demandé, ou plutôt parce qu’on ne lui a rien donné à manger…
Tout d’abord, on se pose les bonnes questions :
Qu’est-ce qui est important ? Qu’est-ce qui est urgent ?
- Important : tout ce qui contribue à l’atteinte de VOS objectifs
- Urgent : tout ce qui demande une attention immédiate, sous peine de conséquences négatives
Vous savez que j’aime les graphiques, alors gardez en tête l’image ci-contre :
1. Urgent et important : ce sera à faire en priorité
2. Pas urgent et important : on peut le planifier pour pouvoir le faire plus tard
3. Urgent et sans importance : on peut le déléguer ou l’automatiser
4. Pas urgent et pas important : on le planifie pour le gérer plus tard.
Les blocs
Pour vous y retrouvez, faites des blocs, si possible en couleur selon le degré d’importance, l’emplacement géographique, le sujet, le département, le perso et le pro…
Selon le lieu, vous pouvez ainsi programmer vos futurs rendez-vous, conf. call au siège, sur site ou chez vous en télétravail.
Et ensuite, essayez de vous y tenir. C’est à dire que si vous avez programmé de rédiger un rapport, vous devrez mettre en place ce bloc dans votre agenda pour rester concentré et vous vous obligez à ne pas répondre à un mail non urgent pendant ce bloc afin de le finaliser.
Inscrivez les deadlines imposées ou soumises. Ce sera un bloc d’action, relance ou réponse et ainsi vous ne serez pas en retard.
Le temps
Le mieux est de vous poser une fois par semaine, en règle générale le vendredi soir, pour organiser votre semaine suivante. Les autres rendez-vous se caleront dans les espaces libres et en fonction de votre situation géographique.
Essayez de caler vos rédactions ou vos réunions ou rendez-vous dès le lundi matin. Le téléphone commencera à sonner l’après-midi, une fois que tout le monde se sera organisé, lu ses mails… Les lundis matin sont souvent difficiles pour certains. Les rendez-vous tomberont l’après-midi et vous serez fin prêt à les insérer dans votre super agenda.
Voilà ! J’espère vous avoir aidé dans votre organisation et que vous ne raterez plus aucun rendez-vous !
Et pourquoi ne pas commencer par créer un bloc pour réserver un bon restaurant ? Retrouvez mes bons plans pour démarrer…
Enjoy !
Crédit photo :
Couverture : Photo by Clay Banks on Unsplash
Semaine : Photo by Sigmund on Unsplash
Le reste est mon agenda personnel…
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